Handelsrechnung: Alles Wissenswerte zum Exportdokument

Wenn du als Onlinehändler international versendest, also in ein Land außerhalb der EU,  wirst du eher früher als später der sogenannten Handelsrechnung begegnen.

Wir erklären dir, worum es sich bei einer Handelsrechnung handelt, wann du sie brauchst und wie du sie richtig ausfüllst.

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Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung (deutsch für Commercial Invoice) ist ein Dokument, das im internationalen Handel verwendet wird und als Rechnung für den Verkauf und den Kauf von Waren zwischen einem Exporteur und einem Importeur dient.

Handelsrechnungen sind für den Export von Waren in Länder außerhalb der EU bestimmt. Für Pakete mit Versand innerhalb der EU benötigst du keine Handelsrechnung. Einen Überblick über alle Länder der EU findest du auf der offiziellen Seite des deutschen Zolls. Beachte im Zweifelsfall auch die Gebiete mit Sonderregelungen: Einige Gebiete gehören zwar zur EU, sind aber nicht Teil des Zollgebiets der EU.

Handelsrechnungen dienen zwei Zwecken:

1. Handelsrechnung und Zoll: Eine Handelsrechnung sorgt dafür, dass dein Paket ohne Probleme durch den Zoll kommt

2. Dokumentation: Sie liefert die Dokumentation, die beweist, dass du die Vorschriften während des gesamten Prozesses eingehalten hast.

Eine korrekt ausgefüllte Handelsrechnung kann den Zollbehörden helfen, die korrekten Steuern und Abgaben für dein Paket zu erheben. Und nicht nur das: Du vermeidest auch Verzögerungen!

Der Zoll kann so sehen, ob dein Paket alle Anforderungen erfüllt. Außerdem gibst du damit wichtige Informationen an das Bestimmungsland weiter (wie z. B. Steuerpflichten des Empfängers).

Für einige Sendungen außerhalb der EU sind neben der Handelsrechnung ebenso eine Zollinhaltserklärung (CN22 oder CN23), eine CP71-Paketkarte und gegebenenfalls ein Ursprungszeugnis (CO) nötig.

Wann brauchst du eine Proformarechnung?

Samples oder Geschenklieferungen besitzen im Gegensatz zu „normalen Lieferungen” keinen richtigen Warenwert. In diesem Fall musst du eine Proformarechnung erstellen. Der größte Unterschied zur Handelsrechnung ist dabei, dass der Empfänger keinen Betrag begleichen muss.

Auch wenn du deinen Kunden eine entgeltfreie Lieferung zukommen lässt, bist du als Händler den Zollbehörden gegenüber verpflichtet, einen korrekten Warenwert anzugeben. Bei Waren, die nicht für den Verkauf bestimmt sind, kann die Ermittlung dieses Wertes schwierig sein. Gib dann einen realistischen Marktwert des Produkts an.

In den folgenden Fällen wird eine Proformarechnung benötigt:

• Versand von Mustersendungen, Geschenken oder Spenden

• Versand von Ware, die per Vorkasse bezahlt wurde

• Versand im Rahmen von Gewährleistungen, Ersatzlieferungen oder Umtausch

Unterschiede Handelsrechnung und CN22/CN23-Formular

Wenn du international und außerhalb der EU versendest, dann benötigst du oft mehrere Dokumente. Es kann vorkommen, dass Handelsrechnung und CN22/CN23-Formulare miteinander verwechselt werden.

Alle diese Dokumente geben dem Zoll darüber Auskunft, welche Waren in einem Land importiert oder exportiert werden. Sie sind verpflichtende Zolldokumente für Handelssendungen außerhalb der EU.

Dann sind die jeweiligen Formulare zu verwenden:

• Wenn du ein Paket außerhalb der EU versendest und dazu ein Postunternehmen wie die Deutsche Post verwendest, dann musst du das CN22- oder CN23-Formular benutzen. Diese Dokumente werden vom Weltpostverein verwendet und sind somit für Postunternehmen unverzichtbar. Du musst bei solchen Sendungen ebenso eine Handelsrechnung beilegen.

• Wenn du auf einen Paketdienst wie DHL oder DPD zurückgreifst, dann benötigst du kein CN22/CN23-Formular. Die Handelsrechnung bleibt allerdings weiterhin Pflicht.

Tipp: Um Verzögerungen bei der Zustellung zu vermeiden, empfehlen wir dir, deine Sendung immer mit beiden Dokumenten zu versehen.

Wie fülle ich die Handelsrechnung korrekt aus?

Bei der Handelsrechnung gibt es kein standardisiertes Format, dennoch sind einige Elemente unverzichtbar. Dazu gehört die Auskunft über die beteiligten Parteien sowie über die versendeten Güter.

Im Folgenden haben wir die Teile der Handelsrechnung für dich zusammengefasst, die am schwierigsten auszufüllen sind. Du findest weiter unten auch ein Glossar mit weiteren Erläuterungen.

Beachte: Eine Handelsrechnung musst du immer auf Englisch ausfüllen. Unsere deutsche Vorlage dient als Orientierung, damit du weißt, wo du welche Informationen angibst.

Handelsrechnung Beispiel

1. Informationen über Versender und Empfänger

Als erstes musst du auf deiner Handelsrechnung angeben, wer der Versender der Ware ist und an wen sie geschickt werden soll.

Hierzu solltest du als Versender folgende Informationen angeben:

• deinen Vor- und Nachnamen sowie den Namen deines Unternehmens

• deine Adresse inklusive Herkunftsland der Sendung

• Vor- und Nachnamen des Empfängers und bei B2B-Sendungen auch der Name des Unternehmens

• die Adresse mit Zielland

• eine Telefonnummer des Empfängers ist empfehlenswert, damit dieser, falls nötig, kontaktiert werden kann.

Die VAT- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), auch bekannt als VAT-Nummer, dient der korrekten Abrechnung der Umsatzsteuer. Wenn du ein Paket außerhalb der EU versendest, verlagert sich der Ort der Steuererhebung auf das Empfängerland. Daher ist es wichtig, dass diese Nummer auf der Handelsrechnung genannt wird.

Achtung: Beim Versand nach Großbritannien benötigst du zusätzlich entsprechend deine britische Identifikationsnummer, unter der du im Königreich bereits registriert sein musst (Feld oben: „VAT-Nr. Ausland“).

Während die USt-IdNr. in Deutschland aus dem Ländercode „DE" und neun weiteren Ziffern besteht, kann sich die Nummer in anderen Ländern stark unterscheiden. Beispielsweise besitzt die britische VAT-Nummer etwa neben dem Ländercode bis zu 12 weitere Ziffern.

EORI-Nummer

Vergiss nicht, bei deiner Handelsrechnung deine EORI-Nummer anzugeben. Über die EORI-Nummer können die europäischen Zollbehörden beim Import und Export von Produkten die notwendigen Händlerinformationen unkompliziert außerhalb der EU weitergeben. Die europäische EORI-Nummer kann bei der Generalzolldirektion beantragt werden.

Auch hier gilt, dass du ebenso deine britische Nummer angeben musst, sollte deine Sendung nach Großbritannien gehen (Feld oben: „EORI-Nr. Ausland“). Diese musst du bereits vorab beantragen.

2. Auskunft über Warenart, Anzahl, Gewicht und Warenwert

Die Beschreibung des Inhalts der Lieferung muss unbedingt auf deiner Handelsrechnung enthalten sein. Damit informierst du die Zollbehörden darüber, was du genau verschickst.

Aus deiner Beschreibung muss hervorgehen, was du verschickst und woher jeder einzelne Artikel jeweils stammt.

Internationale Sendungen werden oft gescannt und du musst ggf. mit einer hohen Geldstrafe rechnen, falls deine Beschreibung nicht mit der tatsächlichen Lieferung übereinstimmt.

Gib außerdem die Warenanzahl, das Gewicht der einzelnen Produkt und den jeweiligen Produktwert in Euro genauestens an. Am Ende musst du zudem den addierten Gesamtwert der Produkte sowie das Gesamtgewicht der Lieferung nennen.

3. HS-Code oder Zolltarifnummer

Jeder einzelne Artikel deiner Lieferung muss mit einem HS-Code oder einer Zolltarifnummer versehen werden. Das „Harmonized System” (HS-Codes) klassifiziert die verschiedenen Waren, damit der Zoll weiß, welche Art von Steuern bezahlt werden müssen. Gib daher unbedingt die korrekten Codes an.

Der Hersteller deines Produkts sollte den relevanten HS-Code kennen. Sollte dies nicht der Fall sein, so kannst du den Code auch selbst nachschlagen. Nutze dazu gerne den HS-Code-Finder von Sendcloud.

4. Nähere Angaben zum Versand

Die Handelsrechnung enthält zudem detailliertere Angaben zur Versandabwicklung. Der Versandgrund gibt Informationen zu den näheren Hintergründen der Lieferung.

Versandgründe auf der Handelsrechnung können sein:

• Verkauf

• Geschenk

• Reparaturlieferung

• Rücksendung (Internationale Retoure)

• Muster

Die Angabe deiner Rechnungsnummer dient der korrekten Zuordnung der Handelsrechnung zur entsprechenden Produktrechnung. Zudem kannst du auf der Handelsrechnung die entsprechende Trackingnummer angeben, die an das Versandunternehmen im Ausland weitergegeben wird.

Nenne zudem den verwendeten Incoterm, um die Lieferbedingungen anzugeben. Incoterms sind internationale, standardisierte Handelsklauseln für den Warenversand.

5. Datum & Unterschrift

Am Ende muss die Handelsrechnung noch mit dem aktuellen Datum versehen und anschließend unterschrieben werden. Erst damit ist sie rechtskräftig und kann der Sendung hinzugefügt werden.

Wie kann ich eine Handelsrechnung erstellen?

Wenn du international versendest, kann das Erstellen einer Handelsrechnung anspruchsvoll und zeitintensiv sein. Deshalb haben wir ein praktisches Tool erstellt, das dir dabei hilft, deine Handelsrechnung auszufüllen.

Auf diese Weise kannst du dir sicher sein, dass deine ausgefüllte Handelsrechnung allen aktuellen Anforderungen entspricht und die Angaben korrekt sind.

Gib dafür unten die Details deiner Handelsrechnung ein und lade dir dann einfach deine fertige Handelsrechnung als PDF herunter. Hier geht's zum kostenlosen Tool.

Glossar: Welche Begriffe sind für die Handelsrechnung relevant?

Fülle deine Handelsrechnung immer auf Englisch aus. Manchmal sind die einzelnen englischen Begriffe unklar, deshalb haben wir für dich ein Glossar zusammengestellt.

Die gängigsten Begriffe in Bezug auf die Handelsrechnung sind:

Wie füge ich die Handelsrechnung meiner Sendung hinzu?

Normalerweise muss die Handelsrechnung in dreifacher Ausführung vorliegen.

Folgende drei Ausführungen der Handelsrechnung werden benötigt:

1. Handelsrechnung für das Land, aus dem du versendest

2. Handelsrechnung für das Land, in das du versendest

3. Handelsrechnung für den Empfänger

Du musst zwei Exemplare in einen transparenten Packlistenumschlag platzieren, der an der Außenseite deines Paketes angebracht wird. Das dritte Exemplare, die Handelsrechnung für den Empfänger, kommt in das Paket hinein.

Diese Anforderungen muss dein Paket zudem erfüllen:

• Die Paketschachtel muss stabil genug sein und einen Sturz aus 1,5 Metern Höhe überstehen können.

• Das Paket muss mit Polstermaterial gefüllt werden. Aufgrund von Zensurbestimmungen darf es sich dabei allerdings nicht um Zeitungspapier handeln.

• Die Ecken der Schachtel müssen mit Klebeband verstärkt werden.

Tipp: Wir empfehlen dir, dass du für dich selbst eine Kopie der Handelsrechnung und der anderen Formulare anfertigst. Die Kopien dienen bei Fehlern in der Versandabwicklung als Nachweis. So kannst du hohe Zollgebühren vermeiden.

Paperless Trade für Sendungen mit DHL Express oder UPS

Wenn Du mit DHL Express oder UPS verschickst, dann kannst du auf „Paperless Trade” zurückgreifen. Paperless Trade bedeutet, dass deine Zollformulare digital an den Paketdienst übermittelt werden. Sobald du deine internationale Lieferung abgegeben hast, erfolgt automatisch die Weiterleitung der relevanten Zollformulare.

Damit sparst du nicht nur Zeit, Druckaufwand und Mehrkosten, sondern beugst außerdem einen Verlust wichtiger Dokumente vor. Sendcloud verwendet Paperless Trade automatisch, wenn du mit DHL Express oder UPS in Länder außerhalb der EU versendest. Dadurch wird der internationale Versand von Paketen noch effizienter!

International versenden mit Sendcloud

Glückwunsch, du hast dich erfolgreich durch die Feinheiten der Handelsrechnungen gekämpft! Lass uns jetzt deinen Versandprozess mit Sendcloud auf das nächste Level heben. Unsere Plattform bietet eine nahtlose Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Versanddokumenten, einschließlich Handelsrechnungen, und sorgt dafür, dass du bei jedem Schritt die Vorschriften einhältst und effizient arbeitest.

Aber das ist noch nicht alles! Sendcloud gibt dir eine Reihe von Tools und Funktionen an die Hand, mit denen du deine Versandvorgänge rationalisieren kannst. Von der automatischen Auftragsabwicklung bis hin zu personalisierbaren Versandoptionen bietet unsere Plattform unübertroffene Flexibilität und Komfort. Außerdem kannst du mit Echtzeit-Tracking und Benachrichtigungen sowohl dich selbst als auch deine Kunden bei jedem Schritt der Lieferung auf dem Laufenden halten.

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